Νέο Πρωτόκολλο Παραλαβής |
  
|
Νέο Πρωτόκολλο Παραλαβής |
|
Με την παρούσα λειτουργία έχουμε τη δυνατότητα να διαχειριστούμε ένα υπάρχον ή να καταχωρήσουμε ένα νέο Πρωτόκολλο Παραλαβής Ειδών.
Η οθόνη αυτή χωρίζεται στην ουσία σε 2 τμήματα. Το πρώτο τμήμα είναι για την εισαγωγή των κριτηρίων αναζήτησης ήδη καταχωρισθέντων πρωτοκόλλων παραλαβής. Η αναζήτηση των πρωτοκόλλων μπορεί να γίνει με οποιοδήποτε απο τα κριτήρια αναζήτησης ή και με συνδυασμό αυτών.
Όλα τα κριτήρια μπορούν να εισαχθούν κατευθείαν στο αντίστοιχο πεδίο εκτός απο τον Προμηθευτή και το Τμήμα τα οποία θα πρέπει να τα επιλέξετε απο τις αντίστοιχες οθόνες αναζήτησης που θα εμφανιστούν με το πάτημα του πλήκτρου 
. Για παράδειγμα αν πατήσετε το πλήκτρο δίπλα στον προμηθευτή εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη
Σε αυτήν για να αναζητήσετε τον προμηθευτή εισάγετε κάποιο στοιχείο στο πεδίο που βρίσκεται στο πάνω μέρος της οθόνης (πάντα μετά το σύμβολο % το οποίο και δεν πρέπει να σβήνεται) και στη συνέχεια πατάτε το πλήκτρο 
ή το Enter στο πληκτρολόγιο σας για να εμφανιστούν τα αποτελέσματα. Μόλις εμφανιστεί ο προμηθευτής που θέλετε να επιλέξετε κάνετε κλικ με το ποντίκι πάνω του ώστε να γίνει η γραμμή του μπλέ (όπως φαίνεται και στην παραπάνω οθόνη) και πατάτε το πλήκτρο 
Επίσης και στο πεδίο Είδος Κίνησης δεν μπορείτε να εισάγετε κατευθείαν το κριτήριο αναζήτησης αλλά θα πρέπει να επιλέξετε απο την λίστα προκαθορισμένων τιμών που εμφανίζεται μόλις πατήσετε το 
. 
Εφόσον έχετε συμπληρώσει τα επιθυμητά κριτήρια, πατάτε το πλήκτρο 
για να εμφανιστούν τα αντίστοιχα αποτελέσματα...
Το δεύτερο τμήμα είναι η οθόνη εμφάνισης των πρωτοκόλλων παραλαβής βάσει των κριτηρίων που δόθηκαν
Μπορείτε να κάνετε αύξουσα ή φθίνουσα ταξινόμηση των αποτελεσμάτων, με τα αντίστοιχα πλήκτρα (F9 και ). Για παράδειγμα αν θέλετε να ταξινομήσετε με τον Αριθμό Παραστατικού κάνετε κλικ στην συγκεκριμένη στήλη και στην συνέχεια πατάτε F9 για αύξουσα ταξινόμηση ή F10 για φθίνουσα...
Αν θέλετε να εισάγετε νέα κριτήρια για να εμφανίσετε διαφορετικά αποτελέσματα πατήστε το πλήκτρο F3 για να καθαριστούν τα προηγούμενα κριτήρια και αποτελέσματα.
Αν επιθυμείτε να εκτυπώσετε απλά κάποιο απο τα πρωτόκολλα παραλαβής που εμφανίστηκαν, αρκεί απλά να κάνετε κλικ στην γραμμή του πρωτοκόλλου παραλαβής που θέλετε να εκτυπώσετε (με το κλικ η επιλεγμένη γραμμή αποκτά κίτρινο φόντο) και να πατήσετε το πλήκτρο F11.
Αν θέλετε να διαγράψετε ένα πρωτόκολλο παραλαβής, κάνετε κλικ στη γραμμή του (με το κλικ η επιλεγμένη γραμμή αποκτά κίτρινο φόντο) και πατάτε το πλήκτρο F4=Διαγραφή. Στη συνέχεια θα εμφανιστούν τα στοιχεία του πρωτοκόλλου παραλαβής όπως φαίνεται στην παρακάτω εικόνα
Η οθόνη αυτή εμφανίζεται ώστε να επιβεβαιώσετε οτι το συγκεκριμένο πρωτόκολλο παραλαβής είναι αυτό που θέλετε να διαγράψετε. Εφόσον είναι αυτό που θέλετε να διαγράψετε πατάτε το πλήκτρο F4=Διαγραφή,
ΝΑΙ και θα ολοκληρωθεί η διαγραφή.
!!!! Σημειώνουμε ότι θα πρέπει να είστε σίγουροι ότι διαγράφετε την σωστή εγγραφή διότι δεν υπάρχει τρόπος ανάκτησης διεγραμμένου εγγράφου. Γι' αυτό άλλωστε η επιβεβαίωση της διαγραφής γίνεται σε 3 βήματα.
Αν θέλετε να μεταβάλλετε κάποιο πρωτόκολλο θα πρέπει να κάνετε κλικ στην γραμμή του πρωτοκόλλου παραλαβής που θέλετε να μεταβάλλετε (με το κλικ η επιλεγμένη γραμμή αποκτά κίτρινο φόντο) και να πατήσετε το πλήκτρο F6=Μεταβολή και θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη.
Κάνετε τις αλλαγές που επιθυμείτε και πατάτε το πλήκτροF10=Καταχώριση για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές. Επιμέρους λεπτομέρειες για τις λειτουργίες της οθόνης μεταβολής μπορείτε να δείτε παρακάτω που θα αναλυθεί ο τρόπος καταχώρισης ενός νέου πρωτοκόλλου παραλαβής.
Για να εισάγετε ένα νέο πρωτόκολλο παραλαβής πατάτε στην οθόνη αναζήτησης το πλήκτρο 
Η καταχώριση ενός νέου πρωτοκόλλου έχει κάποιες διαφορές ανάλογα με τον τύπο της διαχείρισης (αν είναι απλή διαχείριση, φαρμακείο ή διαχείριση παγίων)
Αρχικά εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη
Το πεδίο με το έντονο κίτρινο φόντο είναι αυτό στο οποίο βρίσκεστε και αναμένει το σύστημα κάποια τιμή. Με την είσοδό σας στην οθόνη καταχώρισης νέου πρωτοκόλου το πεδίο αυτό είναι ο Κωδικός Παραστατικού, ο οποίος θα πρέπει να εισαχθεί πρώτος ώστε να καθοριστούν τα υπόλοιπα πεδία που θα πρέπει να συμππληρωθούν. Με το πάτημα του πλήκτρου εμφανίζεται λίστα με τα παραστατικά που έχουν καθοριστεί στο σύστημα σας. Δίνονται κάποια παραδείγματα παραστατικών.
Απλής Διαχέιρισης
Διαχείρισης Φαρμακείου
Διαχείρισης Παγίων
Ανάλογα το παραστατικό που θα επιλεγεί θα εμφανιστεί και η αντίστοιχη προκαθορισμένη σειρά του παραστατικού την οποία και μπορείτε να αλλάξετε εφόσον το επιθυμείτε, είτε με εισαγωγή στο αντίστοιχο πεδίο, είτε με επιλογή απο την λίστα των σειρών που εμφανίζεται με το πλήκτρο .
Ο αριθμός του παραστατικού δίνεται αυτόματα, αλλά μπορεί και να εισαχθεί συγκεκριμένος στο αντίστοιχο πεδίο (σε περίπτωση που θέλετε να δώσετε κάποιον αριθμό διαγραμμένου πρωτοκόλλου).
Η ημερομηνία κίνησης (είναι η ημερομηνία που γίνεται η πρωτοκόλληση-παραλαβή) δίνεται αυτόματα απο το σύστημα η σημερινή αλλά μπορεί να αλλαχθεί αν το επιθυμείτε είτε με απευθείας εισαγωγή στο πεδίο (η εισαγωγή πρέπει να γίνει με την μορφή παραλείποντας τις καθέτους) είτε με την επιλογή απο το ημερολόγιο το οποίο εμφανίζεται με το πλήκτρο 
Κάνετε διπλό κλικ στην ημερομηνία που επιθυμείτε και αυτή μεταφέρεται στο αντίστοιχο πεδίο.
Στο πεδίο Τμήμα Εισαγωγής θα εισάγετε ή θα επιλέξετε απο τη λίστα τον κωδικό του τμήματος στο οποίο θα εισαχθούν τα υπόλοιπα των ειδών που παραλήφθηκαν (συνήθως είναι το 1 - Κεντρική Αποθήκη)
Στο πεδίο Υπόλογος θα εισάγετε ή θα επιλέξετε απο τη λίστα τον κωδικό του υπολόγου στον οποίο θα χρεωθούν τα υπόλοιπα των ειδών που παραλήφθηκαν.
Στο πεδίο Προμηθευτής, (εφόσον δεν έχετε κάποια παραγγελία για την συγκεκριμένη παραλαβή) θα πρέπει να εισάγετε ή να επιλέξετε απο τη λίστα τον κωδικό του προμηθευτή του παραστατικού που καταχωρείτε. Η αναζήτηση προτείνεται να γίνει με το ΑΦΜ του Προμηθευτή για την αποφυγή λαθών.
!!! Αν υπάρχει παραγγελίαδεν εισάγετε προμηθευτή αλλά ακολουθείτε τα παρακάτω βήματα
Αν το παραστατικό του προμηθευτή αφορά 1 παραγγελία εισάγετε ή επιλέγετε απο την λίστα την σειρά, τον αριθμό και την χρήση της παραγγελίας μας.
Αν το παραστατικό του προμηθευτή αφορά 1 ή και περισσότερες παραγγελίες, πατάτε το πλήκτρο 
με το οποίο εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη
Στο πεδίο Προμηθευτής, θα πρέπει να εισάγετε ή να επιλέξετε απο τη λίστα τον κωδικό του προμηθευτή
Αν θέλετε να περιορίσετε τα αποτελέσματα της αναζήτησης μπορείτε να εισάγετε και ΑΠΟ - ΕΩΣ σειρά και αριθμό παραγγελίας ή ημερομηνία.
Μόλις εισάγετε τα επιθυμητά κριτήρια πατάτε το πλήκτρο F8=Αναζήτηση και θα εμφανιστούν όλες οι εκκρεμείς παραγγελίες του συγκεκριμένου προμηθευτή εντός των κριτηρίων που εισάγατε.
Βάσει του παραστατικού του προμηθευτή σας, επιλέγετε τα είδη που παραλάβατε με κλικ στο πλαίσιο που βρίσκεται στο αριστερό μέρος της οθόνης, ώστε να επιλεχθεί 
.
Μπορείτε επίσης να επιλέξετε ολόκληρη την παραγγελία ενός επιλεγμένου είδους (θα πρέπει να έχει κίτρινο φόντο το είδος για να είναι επιλεγμένο) με το πλήκτρο F5=Επιλογή Παραγγελίας ή όλα τα είδη που εμφανίστηκαν με κλίκ στο πλαίσιο Επιλογή Όλων ώστε να επιλεχθεί .
Μόλις ολοκληρώσετε την επιλογή των επιθυμητών ειδών πατάτε το πλήκτρο F10=Επιλογή
!!! Είτε υπάρχει παραγγελία είτε όχι ισχύουν τα παρακάτω, με τη διαφορά ότι κάποια πεδία είναι ήδη συμπλήρωμένα όταν έχει επιλεγεί παραγγελία
Εισάγετε Αριθμό Παραστατικού Προμηθευτή και
ΠΡΟΣΟΧΗ... Αν έχει επιλεγεί παραγγελία και πρέπει να γίνει κάποια διαγραφή γραμμής με το F4, καλό θα είναι να γίνουν πρώτα οι όποιες διαγραφές γραμμών και στη συνέχεια να εισαχθούν τα παραπάνω στοιχεία.
!!! Αν πρόκειται για Πρωτόκολλο Επιστροφής μπορείτε να εισάγετε απλά μια τελεία (.)
Στο πεδίο Κίνηση θα πρέπει να επιλέξετε απο την παρακάτω λίστα
1. Αφορά Δελτία Αποστολής του προμηθευτή και εισάγει στο σύστημα μόνο ποσότητες και όχι αξίες.
2. Αφορά Τιμολόγια Πώλησης ή Τιμολόγια Παροχής Υπηρεσιών και εισάγει στο σύστημα μόνο αξίες και όχι ποσότητες
Αφορά Δελτία Αποστολής-Τιμολόγια Πώλησης και εισάγει στο σύστημα και ποσότητες και αξίες.
Στο πεδίο Συμβατικό/Εξωσυμβατικό θα πρέπει να επιλέξετε Συμβατικό εφόσον τα είδη είναι συμβατικά (είτε είναι καταχωρημένη στο σύστημα η σύμβαση είτε όχι) ή Εξωσυμβατικό αν τα είδη δεν είναι συμβατικά.
Στο πεδίο Αριθμός Δέσμευσης εισάγετε ή επιλέγετε απο την λίστα τον αριθμό της δέσμευσης του πρωτοκόλλου παραλαβής.
Στο πεδίο Προέκταση ΚΑΕ εισάγετε ή επιλέγετε απο την λίστα την προέκταση ΚΑΕ του πρωτοκόλλου παραλαβής.
Στον Κωδικός Είδους εισάγετε ή επιλέγετε απο την λίστα το είδος που παραλαμβάνετε ή τιμολογείται.
Στο πεδίο ΕΚΑΠΤΥ εισάγετε τον κωδικό ΕΚΑΠΤΥ του είδους που αναφέρεται στο παραστατικό του προμηθευτή
Στο πεδίο Παρτίδα θα πρέπει να εισάγετε την παρτίδα του είδους και ισχύουν τα παρακάτω
!!!Για Διαχειρίσεις φαρμακείου
Μπορείτε στον κωδικό της παρτίδας, και εφόσον το επιθυμείτε, να εισάγετε αντί για τον πραγματικό αριθμό της παρτίδας τον μήνα και το έτος της λήξης, αυστηρά
Σε αυτήν την περίπτωση το σύστημα, ακόμα και αν δεν υπάρχει η παρτίδα, θα τη δημιουργήσει αυτόματα με ημερομηνία λήξης την τελευταία ημέρα του μήνα που εισάγατε.
Για παράδειγμα, αν εισάγω στον αριθμό παρτίδας 12/2020 και δεν βρεί παρτίδα για αυτό το είδος με αυτόν τον αριθμό, θα δημιουργήσει μια νέα παρτίδα με αριθμό παρτίδας 12/2020 και ημερομηνία λήξης 31/12/2020.
Αν δεν εισάγετε κωδικό παρτίδας με την συγκεκριμένη μορφή τότε λειτουργεί όπως και στις απλές διαχειρίσεις
!!! Για απλές διαχειρίσεις
μόλις εισάγετε τον αριθμό της παρτίδας και πατήσετε TAB ή ENTER στο πληκτρολόγιο σας, θα γίνει απο το σύστημα έλεγχος αν υπάρχει η συγκεκριμένη παρτίδα ή όχι στο Αρχείο Παρτίδων
Αν υπάρχει η διαδικασία συνεχίζεται κανονικά. Αν όχι, θα εμφανιστεί το παρακάτω μήνυμα
όπου θα πρέπει να πατήσετε το πλήκτρο "Ναι" ώστε να κάνετε εισαγωγή της παρτίδας στο αρχείο παρτίδων.
Πατάτε το πλήκτρο "F7=Εισαγωγή Παρτίδας" και θα εμφανιστεί η παρακάτω οθόνη όπου θα πρέπει να εισάγετε και την Ημερομηνία Λήξης της παρτίδας και τυχόν σχόλια (εφόσον το επιθυμείτε)
Μόλις την εισάγετε θα πατήσετε το "F10=Καταχώριση" και θα σας επιστρέψει στην προηγούμενη οθόνη όπου μπορείτε να συνεχίσετε την διαδικασία κανονικά.
Στο πεδίο Ποσότητα εισάγετε την ποσότητα παραλαβής. !!! Αν πρόκειται για Πρωτόκολλο Επιστροφής ή Πιστωτικό Τιμολόγιο η ποσότητα θα πρέπει να έχει αρνητικό πρόσημο (π.χ. -10)
Το πεδίο Μονάδα Μέτρησης συμπληρώνεται αυτόματα με την επιλογή του είδους αλλά μπορείτε να το αλλάξετε εφόσον η ποσότητα παραλαβής είναι σε διαφορετική μονάδα.
!!!
Στο πεδίο Τιμή Μονάδας θα πρέπει να εισάγετε την καθαρή τιμή μονάδος του είδους (εφόσον το παραστατικό είναι και αξιακό). !!! Η τιμή μονάδος θα πρέπει πάντα να είναι θετική, ακόμα και αν το παραστατικό είναι Πρωτόκολλο Επιστροφής ή Πιστωτικό Τιμολόγιο.
H Καθαρή Αξία συμπληρώνεται αυτόματα όταν εισαχθεί η τιμή μονάδος και αλλάξετε πεδίο
Στα πεδία %Εκπτ και στο πεδίο Αξία Έκπτ. θα πρέπει να εισαχθούν (εφόσον υπάρχουν) 1ο και 2ο ποσοστό έκπτωσης ή αξία έκπτωσης. Αν εισάγετε ποσοστό/α θα υπολογιστεί η αξία έκπτωσης αυτόματα. Αν εισάγετε αξία έκπτωσης θα υπολογιστεί αυτόματα το ποσοστό και θα εμφανιστεί στο 1ο πεδίο ποσοστού έκπτωσης.
!!! Αν το ποσοστό έκπτωσης είναι ίδιο για όλα τα είδη, μπορείτε να το εισάγετε μαζικά απο το πλήκτρο 
όπου εμφανίζεται η παρακάτω οθόνη
εισάγετε το ποσοστό στο αντίστοιχο πεδίο και πατάτε το πλήκτρο F10=Εκτέλεση.
!!! Για διαχειρίσεις Φαρμακείου θα πρέπει να σημειώσουμε, ότι για λόγους άντλησης στοιχείων για το claw back θα πρέπει στο 1ο ποσοστό έκπτωσης να εισάγετε το νομοθετημένο ποσοστό έκπτωσης και στο 2ο ποσοστό το υπόλοιπο ποσοστό (συμφωνημένο) έκπτωσης.
Το πεδίο %ΦΠΑ συμπληρώνεται αυτόματα με την επιλογή του είδους αλλά μπορείτε να το αλλάξετε εφόσον η παραλαβή έχει διαφορετικό ΦΠΑ.
Αξία ΦΠΑ και Μικτή Αξία συμπληρώνονται αυτόματα βάσει τον λοιπών αξιών.